仕訳(取引登録)

04-2請求書データから「自動で経理」で入金消込取引登録

更新日:

freeeの請求書機能で請求書を発行すれば、請求管理も合わせて行うことができます。

freeeで請求書を発行した場合、口座連携している金融機関に入金データがあると、請求データとマッチングをして、消し込みのお手伝いをしてくれます。
ただ請求データと入金データに相違がある場合に、処理方法が変わりますので、違いを紹介します。

「自動で経理」での3つの違い

「自動で経理」で入金データがあるとfreeeでは3通りの対応をします。

マッチング精度の高さから順に
1入金予定日とマッチ
2未決済取引と消し込み
3推測なし
となります。

どれも消し込み処理へつなげることはできますが、どのように違いがあるのか比較してみました。

freeeがマッチングをする際、初期の条件として使われているのが「収支」「決済期日」「金額」の3要素です。

そこで次の総マッチング表でどのような結果になるかを試してみました。
ただこのうち「収支」は入金額がプラスかマイナスかの違いなので、検証から外しました。

決済期日

請求額が入金額よりも

結果

差額の処理

一致

一致

入金予定日とマッチ

一致

多い

未決済取引と消し込み

支払手数料

一致

少ない

推測なし

仮受金

不一致

一致

入金予定日とマッチ

不一致

多い

未決済取引と消し込み

支払手数料

不一致

少ない

推測なし

仮受金

未入力

一致

入金予定日とマッチ

未入力

多い

未決済取引と消し込み

支払手数料

未入力

少ない

推測なし

仮受金

検証結果を見ると結果は「金額」を条件にしているようです。

それぞれの処理方法

ではそれぞれの処理方法について説明しましょう。

請求書金額と入金額が一致している場合

「自動で経理」には「推測」と「入出金予定とマッチ」の表示がされます。

そのまま登録すれば取引は登録されますが、取引をクリックして、中身を見てみましょう。

右端のチェックボックスにチェックが入っており「推測」と表示されています。

さらに今回の決済金額にも入金額が入力されており、取引が登録されます。

請求書金額が入金額よりも多い場合

請求書金額77,606円に対して、振り込まれた金額が77,605円の場合、「自動で経理」には「推測」と「入出金予定とマッチ」の表示がされます。

このままでも登録できますが、差額がどのように処理されるか見てみましょう。

「入出金予定とマッチ」と同様に左のチェックボックスにチェックが入っており、今回の決済金額には77,606円が入っています。

しかし、請求書金額は77,605円なので1円の差額が生じます。

差額は自動的に計算され、チェックボックスにチェックを入れると自動的に支払手数料として登録されます。

チェックを入れない場合、ウィンドウを下へスライドすると差額を何の勘定科目で登録するかを処理できるメニューが用意されています。

ちなみにチェックボックスにチェックを入れなくても、デフォルトで支払手数料で登録する設定になっているので、支払手数料で登録する場合は、チェックを入れなくても大丈夫です。

請求書金額が入金額よりも少ない場合

請求書金額77,604円に対して、振り込まれた金額が77,605円の場合、「自動で経理」にはなにも表示されません。

ですので、データをクリックして処理メニューを開きます。

メニュータブから「未決済取引の消し込み」を選択します。

「入出金予定とマッチ」「未決済取引の消し込み」では入っていたチェックボックスにチェックが入っておらず、今回の決済金額にも金額は入っていません。

チェックボックスにチェックが入り、今回の決裁金額に請求書金額が入力されます。

また「未決済取引の消し込み」と違い、差額の自動登録設定は「仮受金」となっています。

複数の請求データに対して入金データが1つの場合

これまでは請求金額に対して入金が1本である場合の説明をしてきました。
ただ実務上、一つの取引先に何枚も請求書を発行するケースは少なくありません。
しかし、入金はまとめて振り込まれます。

その場合の処理についても紹介します。

31,293円と46,312円での2枚の請求書を発行しました。入金予定日はどちらも2017/09/05です。

口座連携で取り込まれた金額は77,605円とまとまった金額です。

金額が不一致ですので、freee側では何も推測をしてくれません。

そこでメニューを開いて消込処理をします。

左のチェックボックスにチェックを入れると「今回の決済金額」に請求金額が入り、合計にも金額が転記されます。

それに対して入金額が77,605円ですので、31,293円が差額に表示されます。

もう一つの請求データのチェックボックスにチェックを入れると、金額が一致して消込がまとめて行われます。

freee側で複数の請求データを総当たりして、自動消込候補にチェックを入れてくれるところまでは、現状できないようですが、多分将来的にはなるでしょうね。

合わせて覚えておきたい機能

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送付方法はこちらで紹介しています→請求書発行機能から送付処理

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