領収書や請求書などの証憑書類は、様々な場面で重要な役割を果たします。
取引先とのトラブルが発生したときなどの証拠書類ともなりますし、税務調査に関しても実際の取引を証明する書類となりますので、取引がある度に領収書を貰うよう習慣づけましょう。
領収書の代わりに出金伝票
経費を計上するのに、領収書や請求書などの証憑書類が必要になります。
しかし、これらの証憑書類がもらえない場合、経費にすることができないかというと、そういうわけではありません。
領収書がない取引といえば、次のようなものが考えられます。
・電車代、バス代
・香典や結婚祝い、出産祝い
・自動販売機で買ったもの
・領収書を紛失した場合
領収書がないときは出金伝票を作成して経費計上を行います。
出金伝票とはこのような見た目をしています。
出金伝票は100円ショップに売っていますが、この出金伝票を使わなければならないということはありません。
Excelで自作しても問題ありません。
大切なのは、出金の証明になる情報がきちんと網羅されているかです。
記載する内容
・支払先
・支払日
・支払額
・支払い事由
このような出金伝票を自作しても問題ないわけです。
１支出１伝票作成するのは手間ですので、まとめて問題ありません。
勘定科目も別に出金伝票に記載する必要もありません。
ちなみに香典や結婚祝いなどの支払いについては、葬儀の案内状や結婚式の招待状なども捨てずに保管しておくとよいでしょう。
領収書を紛失した場合
領収書を紛失した場合も、出金伝票を作成して証憑書類とすることはできます。
ただあまり金額が高いものである場合は疑われる可能性がありますし、それが何枚もあったら間違いなく疑われます。
もし領収書を紛失した場合は、まず相手に再発行してもらえないかお願いしてみましょう。
領収書は再発行義務があるわけではありませんので、再発行をしてもらえないかもしれませんが、駄目もとでお願いしてみましょう。
クラウド会計を活用する
さきほど出金伝票を作成しましょうと書きましたが、必ずしも出金伝票を作成しなければならないかというと、そういうわけではありません。
特に電車代やバス代などの旅費交通費については、わざわざ出金伝票を作成せずに、会計ソフトに登録しても問題ありません。
ただ仕訳の登録方法として、１ヶ月分まとめて入力するということはせず、１つ１つ仕訳を登録し、摘要に何の業務で利用したのかを書いておきましょう。
クラウド会計には外部サービスと連携する機能があります。
モバイルsuicaを連携させれば、利用履歴を取り込んでダイレクトに仕訳を登録することができます。
クラウド会計の機能を活用して、効率的に仕訳を登録しましょう。
